Container xuất khẩu không chỉ cần được đóng đủ số lượng hàng. Chỉ một thùng bị thiếu, một mã hàng bị xếp nhầm hoặc một số seal ghi sai cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian xử lý.

Khi bắt đầu đóng hàng lên container, đội ngũ vẫn cần theo sát cẩn thận để đảm bảo hàng thực tế phù hợp với kế hoạch giao hàng và chứng từ liên quan. Đây cũng là giai đoạn cuối cùng nhà cung cấp có thể trực tiếp kiểm tra hàng hoá trước khi container rời nhà máy.

Ở bài viết trước (xem thêm tại đây), Đồng Phú đã chia sẻ cách kiểm tra container trước khi đóng hàng. Trong bài này, chúng mình tập trung vô những điều cần thực hiện trong quá trình đóng hàng và trước khi kéo container ra cảng.

1. Kiểm đếm hàng hoá ngay trong quá trình đóng container.

Khi hàng được đưa lên container, người phụ trách cần theo dõi số thùng, số kiện, hoặc số pallet thực tế. Đồng thời, đối chiếu với kế hoạch đóng hàng và Packing List đã chuẩn bị.

Những điểm cần kiểm tra gồm:

• Tổng số thùng hoặc số kiện được đóng lên container.
• Số lượng theo từng mã, Grade, hoặc quy cách đóng gói.
• Số lượng hàng thực tế so với kế hoạch giao hàng.
• Tình trạng thùng hàng trong quá trình bốc xếp.
• Những thùng bị thiếu, thừa, nhầm mã hoặc có dấu hiệu hư hỏng.

Khi phát hiện chênh lệch, hãy xác minh ngay tại kho. Việc tìm một thùng hàng còn thiếu trong lúc đóng hàng thường dễ hơn nhiều so với việc kiểm tra toàn bộ lô hàng sau khi container đã được niêm phong.

Nguyên tắc của Đồng Phú: Kiểm đếm đến đâu, ghi nhận đến đó. Không nên dựa hoàn toàn vào trí nhớ hoặc chờ đến cuối quy trình mới tổng hợp số liệu.

Kiểm đếm số lượng thùng, số kiện hoặc số pallet

2. Sắp xếp hàng trong container đúng phương án.

Đóng đủ hàng là một việc. Đóng hàng sao cho an toàn trong quá trình vận chuyển lại là việc khác. Khi container chứa nhiều mã hàng, nhiều loại bao bì hoặc nhiều quy cách đóng gói, cần có phương án sắp xếp rõ ràng trước khi bắt đầu.

Một số nguyên tắc cần lưu ý:

• Phân loại hàng hoá: Sắp xếp theo mã hàng, quy cách hoặc thứ tự đã thống nhất với buyer.
• Phân bổ tải trọng: Đảm bảo tải trọng được phân bố hợp lý, không tập trung quá mức vào một vị trí. Thùng nhẹ ở trên, thùng nặng ở dưới.
• Bảo vệ bao bì: Tránh đặt hàng nặng lên các thùng nhẹ hoặc dễ biến dạng.
• Hạn chế dịch chuyển: Xếp hàng ổn định và sử dụng vật liệu chèn lót phù hợp khi cần.
• Tránh nhầm lẫn: Đảm bảo mã hàng, số lượng ở từng khu vực phù hợp với phương án đóng hàng.

Không phải mọi container đều có cùng cách xếp. Phương án án thực tế cần căn cứ vào trọng lượng, kích thước thùng, đặc tính bao bì, tải trọng cho phép và yêu cầu vận chuyển.

Sắp xếp hàng hoá theo đúng kế hoạch và thứ tự đã thống nhất giữa 2 bên

3. Chụp ảnh quá trình đóng hàng

• Ảnh hàng hoá và bao bì trước khi đóng hoàn chỉnh.
• Ảnh từng lớp hàng trong quá trình đóng xếp.
• Các mã hàng khác nhau nếu có nhiều sản phẩm trong cùng một container.
• Toàn bộ hàng sau khi đóng xong, trước khi đóng cửa container.
• Container sau khi đóng cửa và niêm phong.

Nếu có nhiều mã hàng, nên ghi phú, đánh dấu thùng sao cho có thể nhận biệt từng loại. Khi cần đối chiếu với buyer, đội ngũ sẽ dễ dàng xác định hơn thay vì phải xem một lượng ảnh không có thứ tự.

Ảnh không thay thế cho việc kiểm đếm hay chứng từ. Nhưng khi lưu giữ đầy đủ, chúng giúp các bên có thêm cơ sở để đối chiếu nếu phát sinh vấn đề.

Ảnh container sau khi được niêm phong và đóng seal

4. Đối chiếu số lượng thực tế với Packing List

Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, cần kiểm tra lại số lượng thực tế trước khi xác nhận lô hàng đã sẵn sàng.

Packing List là một trong những chứng từ quan trọng thể hiện thông tin đóng gói của lô hàng. Vì vậy, dữ liệu trên chứng từ cần phù hợp với hàng hoá thực tế, theo yêu cầu của bộ hồ sơ xuất khẩu.

Những thông tin cần đối chiếu và kiểm tra:

• Tên và mã sản phẩm
• Số thùng, số kiện hoặc số pallet.
• Số lượng sản phẩm trong mỗi thùng, nếu có.
• Quy cách đóng gói.
• Tổng số lượng hàng đã đóng.
• Trọng lượng tịnh và trong lượng cả bì theo hồ sơ.
• Các thông tin khác cần thể hiện trên chứng từ của lô hàng.

Nếu số lượng thực thế không không khớp với Packing List, cần tìm nguyên nhân trước khi hoàn tất hồ sơ.

Có thể hàng đã được sản xuất nhưng chưa được đưa lên container. Cũng có thể một mã hàng bị xếp nhầm hoặc số liệu kiểm đếm ban đầu chưa chính xác. Mỗi nguyên nhân cần được xác minh theo thực tế, không nên tự điều chỉnh con số chỉ để chứng từ trùng khớp.

5. Kiểm tra số Container, số Seal và chứng từ vận tải

Những thông tin cần kiểm tra gồm:

• Số Container thực tế.
• Số Seal đã sử dụng.
• Tình trạng cửa container sau khi đóng.
• Seal đã được gắn đúng cách và còn nguyên vẹn hay chưa.
• Thông tin container và seal trong hồ sơ giao nhận.
• Những thông tin tương ứng trên chứng từ vận tải nếu được thể hiện.

Hãy chụp ảnh rõ số container và số seal. Chụp cần, ảnh rõ nét, đầy đủ thông tin.

Thông tin số Seal đã sử dụng cho từng cont hàng

Khi nào chưa nên cho container rời kho?

• Số lượng hàng thực tế chưa khớp với Packing List.
• Có thùng hàng bị nhầm mã hoặc chưa rõ tình trạng.
• Số container và số seal chưa được xác nhận chính xác.
• Chứng từ có thông tin sai lệch cần xử lý.
• Phat hiện vấn đề có thể ảnh hưởng đến an toàn hàng hoá nhưng chưa có phương án giải quyết.

Không phải mọi sai sót đều cần hoãn chuyến tàu. Một số vấn đề có thể được xử lý ngay tại kho. Với những vấn đề nghiêm trọng hơn, doanh nghiệp cần phối hợp với các bên liên quan để cân nhắc rủi ro, chi phí và thời gian.

Điều kiện giao hàng như EXW, FOB, hoặc CIF ảnh hưởng đến phân chia nghĩa vụ, chi phí và rủi ro theo thoả thuận và quy tắc Incoterms được áp dụng. Tuy nhiên, một quy trình đóng hàng và lưu hồ sơ rõ ràng vẫn có giá trị trong việc hạn chế sai sót và hỗ trợ các bên khi cần xác minh sự việc.

Lời kết từ Đồng Phú

Đồng phú cố gắng giảm thiểu rủi ro và thể hiện sự tôn trọng đối với người mua. Khi khách đặt hàng, họ không chỉ mong nhận đủ số lượng.

Theo kinh nghiệm từ những anh chị đang làm xuất khẩu, bước nào trong quá trình đóng container, anh chị thấy dễ phát sinh sai sót nhất?